Hlavní strana—Blog — Co je to PDF/A a proč je potřeba ukládat důležité dokumenty v tomto formátu?

Co je to PDF/A a proč je potřeba ukládat důležité dokumenty v tomto formátu?

Víte, že kromě formátu PDF existuje i formát PDF/A? Na první pohled je hned nerozeznáte, mají stejnou příponu, ale rozdíl tu je. Významný je hlavně z pohledu archivace dokumentů.
Zpět na výpis
Co je to PDF/A a proč je potřeba ukládat důležité dokumenty v tomto formátu?
publikováno
Michal Kellner
autor článku
Je produktovým manažerem skupiny produktů Ordinics, která zahrnuje řešení pro správu dokumentů (DMS) a spisovou službu
Formát PDF byl vytvořen společností Adobe za účelem sdílení elektronických dokumentů obsahujících kromě textů také grafiku, obrázky a další prvky.

PDF/A představuje variantu navrženou pro dlouhodobé uchování, tak aby bylo možno tento dokument otevřít a přečíst v budoucnu. To například znamená že v PDF/A budou vloženy všechny použité fonty, definice barev, nelze vložit multimediální obsah a podobně.

Jaké dokumenty ukládat v PDF/A?

PDF/A se doporučuje pro typy dokumentů, které musí být uloženy a uchovány v čitelné podobě po dlouhou dobu (právní dokumenty, finanční dokumenty, zdravotnické dokumenty a důležité technické, či historicky významné dokumenty) 

 

Existují nějaké verze PDF/A?

  • PDF/A-1
    Specifikace PDF/A-1 byla vydána v roce 2005 a je založena na specifikaci PDF 1.4. 
  • PDF/A-2
    Specifikace PDF/A-2 byla vydána v roce 2011 a je založena na specifikaci PDF 1.7. Pro nás je důležité že obsahuje podporu pro elektronický podpis podle specifikace PDF Advanced Electronic Signatures (PAdES).
  • PDF/A-3
    Specifikace PDF/A-3 byla vydána v roce 2014 s cílem posloužit zejména jako kontejner pro další obsah (PDF může obsahovat další soubory, např strojově čitelné XML u účetních dokladů).
   
 

V jakém formátu tedy archivovat?

Z uvedeného vyplývá, že je vhodné pro dlouhodobou archivaci použít alespoň formát PDF/A-2 (1.7).
Pokud navíc používáte spisovou službu, je potřeba soubory ukládat v některém z výstupních formátů a to z formátů PDF splňuje jen PDF/A. 


Image by vectorjuice on Freepik
Michal Kellner
autor článku
Je produktovým manažerem skupiny produktů Ordinics, která zahrnuje řešení pro správu dokumentů (DMS) a spisovou službu
Tagy DMS | Spisová služba

Zaujalo vás téma?
Zeptejte se specialisty na více informací

Vaše osobní údaje budou zpracovány dle pravidel o ochraně osobních údajů.
​