Novinky ve světě spisových služeb

Klíčové novinky: 

 👉 Posun termínů pro zavedení atestovaných spisových služeb. 

 👉 Omezení okruhu původců, kteří jsou povinni používat atestované systémy spisové služby. 

 👉 Zavedení a příjem dokumentů opatřených strojově čitelnou vrstvou. 

 👉 Upřesnění správy dokumentů v systémech mimo eSSL. 

 👉 Změny v čerpání údajů ze základních registrů. 

 👉 Nová pravidla pro nakládání s dokumenty označenými jako „OMEZENÝ PŘÍSTUP“. 

Zároveň byla začátkem září zveřejněna novelizace standardu NSESSS a Ministerstvo vnitra také vydalo metodické stanovisko k novele zákona č. 499/2004 Sb. Další změny přinese i připravovaný nový vzorový spisový a skartační plán pro obce s rozšířenou působností. 

Na konkrétní dopady těchto změn, zejména na atesty a testovací scénáře, si však ještě musíme počkat – aktualizace byla přislíbena Agenturou ČAS. 

Aktualizace: 5.11.2024 byly agenturou ČAS zveřejněny některé klíčové dokumenty včetně testovacích scénářů.

 

Pojďme si teď jednotlivé změny rozebrat podrobněji: 

1. Posun termínů 

• Povinnost používat atestované systémy začne platit od 1. ledna 2027, přičemž od tohoto data bude rovněž povinné vést spisovou službu elektronicky. 

• Od 1. srpna 2025 bude zakázáno nabízet neatestované systémy určeným původcům. 

• Práce se strojově čitelnou vrstvou bude povinná pro nové systémy uvedené po 31. prosinci 2026, a pro všechny systémy od 1. ledna 2027. 
   

2. Omezení okruhu původců, kteří musí provozovat atestovanou spisovou službu 

• Malé obce a školy nebudou muset používat atestovaný systém, což je uvedeno v § 63 odst. 3. 

3. Vytváření a příjem dokumentů opatřených strojově čitelnou vrstvou 

• V § 69a je nyní specifikována povinnost při vytváření dokumentů doplnit je strojově čitelným textem a metadaty ve strojově čitelném formátu. 

• Při příjmu je povinnost tuto strojově čitelnou vrstvu zpracovat. Schéma pro tuto vrstvu zveřejňuje Digitální a informační agentura na svých internetových stránkách. 

4. Správa dokumentů v systémech mimo eSSL 

• Pokud systém není eSSL, spadá pod § 3a. Tyto systémy musí zajistit věrohodnost původu dokumentů, neporušitelnost obsahu, čitelnost a umožnit výběr archiválií či aplikaci trvalého skartačního souhlasu. 

• Tato pravidla se uplatní pro systémy uvedené po 31. prosinci 2024, ale po dohodě s archivem je lze aplikovat i na systémy uvedené před tímto datem. 

5. Změny v čerpání údajů ze základních registrů 

• Čerpání údajů ze základních registrů bude nově umožněno i původcům, kteří nejsou orgány veřejné moci. 

Nejste si jistí, zda ve vaší organizaci zpracováváte dokumenty v souladu splatnou legislativou?

Využijte naší nabídky auditu dokumentů! 

✔️ Zanalyzujeme stav správy dokumentů ve vaší organizaci,
✔️ identifikujeme nedostatky
✔️ navrhneme optimalizační opatření
✔️ a zajistíme, aby všechny důležité dokumenty byly správně ukládány a spravovány podle platné legislativy a interních předpisů.

Máe-li zájem o provedení auditu dokumentů či bližší informace, vyplňte, prosím, formulář níže a v poli Oblast zájmu uveďte audit dokumentů.