S čím nám může pomoci DMS?
DMS (Document Management System) zahrnuje softwarové nástroje pro řízenou dokumentaci. Zjednodušeně řečeno jde o systémy, které řídí tvorbu, centrální evidenci, správu a podporu zpracování dokumentů v organizaci. V rámci webináře jsme si krátce představili
DMS Ordinics a oblasti, které řeší:
- Ordinics Diginvo - rychlé zpracování přijatých faktur s využitím AI, zjednodušení schvalování, zabezpečení a zajištění dostupnosti dokumentů, vytvoření záznamů v účetním / ERP systému
- Ordinics Smlouvy – kompletní správa smluv na jednom místě odkudkoliv
- Ordinics Předpisy – směrnice, manuály, ISO dokumentace, výrobní dokumentace a další typy dokumentů - podpora celého životního cyklu dokumentů
- Ordinics Spisová služba - elektronický systém umožňující výkon spisové služby dle platné legislativy
- Ordinics SP Signer - elektronické podepisování PDF dokumentů přímo v prostředí SharePoint bez nutnosti stahovat a znovu nahrávat soubor
- Žádanky - snadné vytváření a schvalování žádostí dovolenou, služební cestu, nákup a další
Práce s předpisy v DMS Ordinics
Na příkladu agendy předpisů jsme si ukázali, že využití DMS systému kompletně mění způsob práce s dokumenty a odstraňuje bolesti, které jsme si nastínili v úvodu článku.
- Jednotné úložiště – všechny dokumenty jsou evidovány na jednom místě v přehledné struktuře knihoven a obsahují tzv. metadata, tedy další informace, které umožnují jejich kategorizaci a snadné vyhledávání
- Práce s jedinou instancí dokumentu – při činnostech jako jsou připomínkování či schvalování dokumentu už nevznikají nové a nové kopie soborů s různými názvy a v různých lokálních úložištích uživatelů. Příslušní uživatelé jsou emailem či jinou formou vyzváni k připomínkování či schválení dokumentu a dostanou odkaz, který jim umožní provádět úpravy přímo na souboru uloženém v centrálním úložišti. Nemůže se tedy stát, že by někdo pracoval s neplatným dokumentem. Systém také na pozadí ukládá verze tohoto dokumentu včetně informace o tom, který uživatel a kdy verzi uložil.
- Automatizované procesy – pro každý typ dokumentu jsou definována pravidla jejich připomínkování, schvalování, publikace a archivace včetně odpovědných osob. Ta jsou zpracována do takzvaných workflow, která zajišťují, že jsou příslušní lidé včas upozorněni, že mají provést požadovanou akci.
- Přehled akcí provedených s dokumentem – součástí automatizace pomocí workflow je také zachycení informace o tom, kdo kdy a jakou aktivitu provedl – například kdy vedoucí odboru schválil dokument nebo jasná informace o tom, že nový pracovník byl včas seznámen se směrnicí BOZP.
- Hlídání platnosti dokumentů – do třetice ještě jedna super věc, s kterou nám pomůže workflow: hlídá za nás platnost dokumentů a včas upozorní příslušné pracovníky, že je třeba dokument revidovat či provést jinou akci.
- Možnost souběžné práce více uživatelů – díky tomu, že pracujeme s jedinou instancí souboru, můžeme využít vlastnost nástroje Microsoft 365, který umožňuje, aby více uživatelů upravovalo soubor souběžně. To můžeme využít například při připomínkování dokumentu.
- Dostupnost kdykoliv a odkudkoliv – všechny dokumenty jsou uloženy v online prostředí, příslušní pracovníci k nim tak mohou přistupovat z kanceláře, domova, či jiného místa, a to v jakoukoliv dobu. Zároveň je zaručeno, že se dokumenty nedostanou do nepovolaných rukou – na to systém dohlíží díky nastavení přístupových práv.
- Zastupování – můžeme si nastavit i pravidla zastupování pracovníků v případě jejich nepřítomnosti. Jakmile následně zaregistrujeme informaci o nepřítomnosti pracovníka, nastavená workflow tuto skutečnost zohlední a do aktuálně běžících procesů zahrnou definovanou zastupující osobu.
DMS Ordinics umožňuje zjednodušení práce s dokumenty, odstraňuje potíže s jejich roztroušenou evidencí a zajišťuje dostupnost dokumentů kdykoliv a odkudkoliv je potřebujeme.
Copilot – parťák, který pomáhá usnadnit práci
Copilot je asistent z dílny společnosti Microsoft, který využívá umělou inteligenci a může nám pomoci výrazně zjednodušit práci s dokumenty a daty. Na webináři jsme se dozvěděli, že neexistuje pouze jeden Copilot, ale je jich celá řada, například Copilot pro Microsoft 365, vývojáře (GitHub Copilot), bezpečnostní specialisty (Security Copilot) a další. Na praktických ukázkách jsme si pak ukázali, jak nám může
Copilot pro Microsoft 365 usnadnit a zefektivnit práci s dokumenty.
- Shrnutí dokumentu, shrnutí změn při aktualizaci předpisu - pročítání dlouhých dokumentů baví málokoho, navíc se nám může stát, že neudržíme pozornost a unikne nám důležitá informace. Tady se otevírá příležitost pro využití našeho virtuálního asistenta. Copilot nám při vhodně zvoleném zadání, takzvaném promptu, dokáže shrnout důležité informace z dokumentu nebo změny v aktualizované verzi předpisu s nímž se musíme seznámit.
- Získání informací o různých tématech – stačí se správně zeptat a náš asistent nám například vyhledá všechny dostupné informace o konkrétní službě či produktu z našeho portfolia, čímž velmi rychle získáme podklad pro tvorbu článků či nabídek. Copilot navíc uvádí zdroje, odkud čerpal informace, v případě potřeby tak do nich můžeme nahlédnout.
- Tvorba obsahu – můžeme jít ještě dál, náš parťák za nás dokáže požadovaný článek nebo příspěvek i napsat. Nebo vygenerovat prezentaci na základě informací z dokumentu, který mu určíme.
- Každodenní komunikace - práce s emaily je skutečným „žroutem“ času mnoha lidí. Copilot nám i tady dokáže pomoci, ať už shrnutím emailového vlákna či návrhem odpovědi.
Vliv využití Copilota na úsporu času a zvýšení produktivity je opravdu značný. Vždy je však třeba mít na paměti, že jde stále o nástroj a jeho
úlohou je pomáhat, nikoli dělat práci za nás. Umělá inteligence má stále své nedostatky, a
výsledky, které nám poskytne je třeba vždy ověřovat. Platí také pravidlo, že nám poskytne tak dobré výstupy, jak dobrý vstup jí poskytneme.
Zásadní vliv na kvalitu výsledků, které nám poskytne má
naše schopnost správně formulovat zadání, tedy takzvaný prompt. Naše začátky v používání umělé inteligence tak mohou být rozpačité, protože nedostáváme výsledek, který očekáváme. Nezbývá než to vždy zkusit znovu a lépe. Pak můžeme sklízet vytoužené ovoce v podobě výrazného usnadnění naší každodenní činnosti.
Pokud vás tato témata zajímají, ale nemohli jste se webináře nemohli zúčastnit, nic není ztraceno.
Můžete se zde podívat na jeho záznam. Můžete také navštívit náš
profil na síti LinkedIn a klinout na tlačítko Sledovat, aby vám už neunikly žádné důležité informace.
Chcete také změnit přístup a už neztrácet drahocenný čas neefektivní prací s dokumenty? Dejte nám vědět (formulář dole pod videem)!
Přejít na řízenou dokumentaci nebo začít využívat copilota není nic složitého ani nedostupného. Rádi vám pomůžeme udělat důležitý krok vpřed! 😊