Hlavní strana—Agendy — Spisová služba

Spisová služba

ORDINICS Spisová služba byl vytvořena na základě zákona č. 499/2004 sb., o archivnictví a spisové službě v platném znění a vyhlášky č. 259/2012 sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, povinnost vést spisovou službu v elektronické podobě, včetně dodržování požadavků Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS) a eIDAS.

Funkce elektronického podpisu přímo v ORDINICS Spisová služba.

ORDINICS Spisová služba zobrazuje dokumenty či spisy pouze přihlášenému uživateli.

ORDINICS Spisová služba integruje systémy organizace, rejstříky státní správy, workflow.

ORDINICS rozšiřuje možnosti Spisové služby

Centralizace práce s dokumenty

Vše na jednom místě - centrální evidence, správa, zpracování dokumentů
Podatelna - příjem a vypravení zásilek
Export a import dokumentů
Logování akcí prováděnými uživateli systému
Důvěryhodná archivace dokumentů.

Centralizace příjmu zásilek bez ohledu na způsob jejich zpracování

Automatické stahování a odesílání zpráv z datové schránky ISDS
Příjem a odesílání e-mailů z a na centrální e-mailovou adresu organizace
Příjem a odesílání analogové pošty s maximálním důrazem na digitalizaci této funkce
Odesílání dokumentů PDF opatřeného elektronickým podpisem nebo časovým razítkem k autorizované konverzi do listinné podoby na CzechPoint.

Efektivní řízení přístupu k dokumentům

Nastavení práv na úroveň jednotlivých dokumentů
Nastavení omezení práv pro vybrané uživatele na důvěrných dokumentech
Plné využití AD organizace
Fulltextové vyhladávání metadat a obsahu dokumentů
Náhledy obsahů souborů PDF.

Elektronický podpis dokumentů a jiné funkce

Funkce elektronického podpisu přímo ve spisové službě
Využití časových značek pro soubory PDF
Ověřování platnosti elektronických podpisů a časových značek
Zobrazení pouze dokumentů či spisů příslušíci přihlášenému uživateli
Snadná identifikace dokumentů, které má uživatel přiřazený ke zpracování nebo čekají na jeho schválení
Tiskové sestavy lze vytisknout nebo exportovat do různých formátů
Integrace za existující systémy organitace, na rejstříky státní správy, s různými nástroji workflow
Napojení multifunkčních síťových přístrojů přímo do spisové služby.