Mějte s ORDINICS dokumenty pod kontrolou

ORDINICS rozšiřuje a doplňuje standardní možnosti ukládání a správu dokumentů v prostředí Microsoft 365 - SharePoint Online o další funkce: napojení na datové schránky a příjem emailů integrace na aplikaci zajišťující...
Více o ORDINICS
Mějte s ORDINICS dokumenty pod kontrolou

Proč používat ORDINICS

Import a export
Zajišťuje příjem a vypravení dokumentů v různých formátech
Zrychluje a zjednodušuje práci s dokumenty
Zrychluje a zjednodušuje práci s dokumenty ve vaší firmě
Snižuje náklady
Snižuje náklady spojené s životním cyklem dokumentů
SPOT
Spravuje veškeré dokumenty v jediné databázi = Single Point of Truth (SPOT)

Pracujte se svými dokumenty, fakturami, smlouvami,
předpisy na jednom místě

Co je ORDINICS?

Pod pojmem ORDINICS si představte komplexní řešení pro správu Vašich dokumentů, které rozšiřuje a doplňuje standardní možnosti ukládání a správy dokumentů v prostředí Microsoft SharePoint Online o další funkce:
  • napojení na datové schránky a příjem emailů
  • integrace na aplikaci zajišťující elektronický podpis
  • funkce důvěryhodného archivu
  • podpora napojení na skenery
  • napojení na software zajišťující vytěžení dat
  • podpora procesů pomocí workflow

Zachování výhod Microsoft SharePoint

Všechny standardní výhody platformy Microsoft SharePoint Online zůstávají zachovány: 
  • fulltextové vyhledávání dokumentů podle názvu
  • fulltextové vyhledávání metadat dokumentů
  • fulltextové vyhledávání obsahu dokumentů 
  • řízení přístupových práv podle organizační strukturu (Active Directory) 
  • provázanost na ostatní produkty MS (Word, Excel) umožňující současnou spolupráci více uživatelů, verzování, uzamknutí souborů apod. 
  • provázanost na ostatní produkty MS (Word, Excel)
  • umožňující současnou spolupráci více uživatelů
  • verzování
  • uzamknutí souborů apod. 

Proč ORDINICS?

Přesunout dokumenty z fyzické podoby do digitálního ORDINICS se vyplatí všem firmám či organizacím, bez ohledu na jejich velikost či obor činnosti. Jednotlivé výhody tohoto řešení by přesto měl znát každý manažer. 
  • Vyšší důvěra v dokumenty 
Díky tomu, že máte všechny dokumenty na jediném místě, lze poměrně snadno kontrolovat jejich správnost a úplnost. A lze jim tedy i snáze důvěřovat.
 
  • Rychlejší vyhledávání dokumentů 
Jakmile ORDINICS jednou správně nastavíte, výrazně zkrátíte čas, který potřebujete k vyhledání dokumentů, jako podkladů k rozhodovacímu procesu.
 
  • Rychlejší schvalování dokumentů 
Například dokumenty ke schválení připravíte do několika minut a samotný proces schvalování probíhá pomocí ORDINICS digitálně, není nutný fyzický oběh dokumentů.
 
  • Eliminace rutinní práce 
Díky ORDINICS už nemusíte ručně zpracovávat nebo přepisovat metadata dokumentu pro každý systém. Informaci stačí zpracovat (nebo ještě lépe automaticky importovat) do systému pouze jednou. Zaměstnancům ušetříte rutinní práci a sobě statisíce na mzdových nákladech.
 
  • Zvýšení efektivity v oblasti režijních nákladů 
Jestliže svým zaměstnancům předložíte řízenou dokumentaci v plně digitální podobě ORDINICS, ušetříte jejich pracovní čas, který mohou věnovat své hlavní pracovní činnosti.
 
  • Snížení počtu ztrát dokumentů 
Digitalizací řízené dokumentace pomocí ORDINICS eliminujete možnou ztrátu fyzických dokumentů, ty již nekolují se zaměstnanci po celé organizaci.

Digitální kancelář ORDINICS

Je důležité zjistit, zda využíváte skutečně všechny služby, za které platíte. Objevte Microsoft SharePoint online a puste se do digitalizace!

Jste předplatitelé služeb Microsoft 365 nebo o této variantě uvažujete? Součástí i té nejlevnější verze Microsoft 365 Business je významný benefit, který často „zapadne“ za Wordem, Excelem, Power Pointem nebo Teamsy. 

Jde o SharePoint, bezpečné místo pro ukládání, uspořádání a sdílení informací.
K strukturovaným datům uloženým na SharePointu se dostanete kdykoliv a odkudkoliv. Stačí internetové připojení a webový prohlížeč nebo mobilní aplikace.
SharePoint jako platforma pro ukládání dokumentů i strukturovaných informací byl vždy velmi zajímavá volba, která však byla v minulosti pro malé a střední firmy finančně nedostupná. Nyní je situace jiná, jelikož SharePoint je automaticky součástí všech předplatných Microsoft 365 Business (od 5,20 EUR/měs.) a je tedy škoda tento silný nástroj nevyužít. Žádné další náklady na SW/HW totiž již nevznikají. 
SharePoint je dlouhodobě základem našich řešení z oblasti digitalizace dokumentů a díky dostupnosti jeho online verze máme nyní možnost předat zkušenosti z velkých projektů každému, kdo má tuto platformu automaticky k dispozici v rámci předplatného Microsoft 365.
Nabízíme osvědčená řešení pro podporu digitálních firemních agend, jako jsou například Žádanky, Faktury, Smlouvy nebo Předpisy včetně schvalovacích procesů šitých na míru konkrétnímu zákazníkovi. 

Faktury

Faktury
Ordinics Diginvo
(Elektronické zpracování faktur)
Výrazně zkracuje proces oběhu faktur a vytváří zajímavý prostor pro zlepšení dodavatelsko-odběratelských vztahů zejména ve firmách, kde se denně zpracovává velké množství dokumentů.
  • Evidence a správa přijatých faktur
  • Příjem emailem, datovou schránkou, listinnou formou
  • Možnost příjmu faktur ve formátu ISDOCX
  • Skenování a vytěžení atributů, napojení vytěžování pomocí umělé inteligence
  • Možnost schválení faktur ve workflow
  • Integrace na účetní/ERP SW
  • EDI
  • Elektronický podpis
  • Rychlost zpracování velkého množství digitálních faktur v jednom systému
  • Možností současné práce více zpracovatelů.
  • Přístup k fakturám kdykoliv a odkudkoliv
  • Minimalizace lidských chyb – např. opomenutí zpracování některé z faktur.
  • Možnost využití vytěžování faktur a umělé inteligence.

Smlouvy

Smlouvy
Ordinics Evidence smluv
(Evidence smluv)
Ordinics Evidence smluv pro Microsoft 365 – SharePoint Online je agendový systém pro evidenci a schvalování dodavatelských i odběratelských smluv.
  • Uložení smluv v centrálním důvěryhodném uložišti
  • Veškeré úkony související se smlouvami prováděny v jednom systému
  • Plné využití certifikační autority
  • Zvýšení rychlosti tvorby nových smluv.
  • Přehled nad smlouvami – využití výkonného vyhledávání
  • Tvorba různých typů smluv z jednoho místa
  • Podpora tvorby smluvních dodatků
  • Plné využití workflow pro připomínkování, oponování nebo schvalování nových smluv
  • Hlídání platnosti stávajících smluv
  • Přehledy smluv – platné, archiv.

Předpisy

Předpisy
Ordinics Interní dokumentace
(Předpisy)
Ordinics Interní dokumentace je agendový systém řízené dokumentace pro Microsoft 365 – SharePoint Online k evidenci a vytváření interních dokumentů, ISO směrnic.
  • Uložení všech předpisů v centrálním důvěryhodném uložišti
  • Přehled nad předpisy – využití výkonného vyhledávání
  • Veškeré úkony související s předpisy prováděny v jednom systému
  • Zvýšení rychlosti tvorby nových předpisů
  • Tvorba různých typů předpisů z jednoho místa
  • Plné využití workflow pro připomínkování, oponování, schvalování, publikování nových předpisů
  • Revize stávajících předpisů, nové verze předpisů
  • Hlídání platnosti stávajících předpisů
  • Auditně doložitelná evidence seznámení se s předpisem
  • Přehledy předpisů – platné, archiv.

Zeptejte se specialisty na to,
co vás zajímá

Poslat dotaz

Chcete zjistit více o řešení ORDINICS?

Usnadněte si agendu a mějte dokumenty na jednom místě ve vašem DMS.
Vaše osobní údaje budou zpracovány dle pravidel o ochraně osobních údajů.