Kdo je povinný vést spisovou službu?
Je to každý subjekt, který má podle zákona č. 499/2004 sb., o archivnictví a spisové službě v platném znění a vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby povinnost vést spisovou službu v elektronické podobě, včetně dodržování požadavků Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby.
Systém spisové služby je termín definovaný zákonem, je tedy povinný především pro státní úřady a veřejné instituce. Všechny části spisové služby jsou definovány zákonem, což znamená, že na všech úřadech je provozována jednotná spisová služba lišící se pouze jejím dodavatelem.
Má tedy smysl, aby si firma zavedla spisovou službu? V zásadě platí, že nemusí, ale může. Rozhodně to má smysl, když se změní situace a vznikne pro ni povinnost vést spisovou službu a tehdy bude připravena.
Spisová služba
Spisová služba představuje modulární řešení pro centrální evidenci, správu a podporu zpracování dokumentů, a to včetně navazující důvěryhodné archivace dokumentů. Systém na jednom místě strukturovaně eviduje a ukládá dokumenty určených typů, nejčastěji faktur, smluv, předpisů a směrnic aj., pro určené typy umí řídit průběh jejich zpracování pomocí workflow. Systém je v souladu s legislativními požadavky na systém elektronické spisové služby, včetně požadavků Národního standardu pro ESSS, eIDAS a GDPR. Celé řešení využívá pro ukládání dokumentů. platformu SharePoint.
Spisová služba musí vyhovovat následujícím legislativním předpisům:
- zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
- zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu)
- vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,
- vyhláška č. 193/2009 Sb. o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů,
- vyhláška č. 194/2009 Sb. o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek
- vyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby
Spisová služba musí vyhovovat Národnímu standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS).
